چگونه یک گزارش خوب آماده کنیم؟ یا گزارش خوب دارای چه ویژگی هایی است؟

چگونه یک گزارش خوب آماده کنیم؟ یا گزارش خوب دارای چه ویژگی هایی است؟

در این دوره جشنواره ملی حرکتکیفیت گزارش فعالیت‌های انجمن و محتوای آن اهمیت بسیاری دارد. در این راستا توجه دبیران و فعالان انجمن‌های علمی را به نکات زیر جلب می‌نماییم:

۱-تاکید جشنواره ملی حرکت در این دوره برای ارائه گزارش عملکرد گام بلندی برای سوق دادن انجمن های علمی به سمت مکتوب کردن تجربیات و انتقال آن به دوره‌های آتی انجمن است. بنابراین گزارشی با افقی بلندتر از جشنواره آماده کنید.

۲- داوران جشنواره بر اساس گزارش ارسالی به ارزیابی فعالیت های انجمن می پردازند. هر چه که در تهیه گزارش وقت بیشتری صرف کنید نتیجه بهتری خواهید گرفت.

۳- یک گزارش عملکرد خوب نه آن قدر طولانی است که خواننده (و داور جشنواره) را خسته کند و نه آن قدر کوتاه و مختصر که عملا اطلاعات درستی از کیفیت و کمیت فعالیت در اختیار داور برای ارزیابی دقیق نگذارد.

۴- اگرچه انجمن ها ملزم به تبعیت از فرم های نمونه گزارش نیستند، اما چارچوب فرم های نمونه حداقل اطلاعاتی است که برای ارزیابی داور مورد نیاز است. بنابراین در عین آن که گزارش را به سلیقه خود صفحه آرایی می کنید، از چارچوب پیشنهادی در فرم های نمونه نیز استفاده نمایید.

۵- در صفحه اول گزارش حتما دانشگاه، انجمن، بازه زمانی گزارش و لوگوهای مرتبط را استفاده نمایید.

۶- گزارش حتما فهرست داشته باشد.

۷- در ابتدای گزارش حتما بصورت مختصر دانشگاه، انجمن علمی، همکاران و اعضای شورای مرکزی، استاد مشاور و مهم ترین سوابق انجمن را بیاورید؛ البته مختصر و مفید.

۸- گزارش هر عنوان فعالیت را از ابتدای صفحه آغاز نمایید و در ادامه مشخصات و توضیحات مربوط به فعالیت را بیاورید. افرادی که در فعالیت نقش کلیدی داشته اند (مثلا سخنرانان) را معرفی کنید و از همکاران انجمنی که در اجرای فعالیت نقش داشته اند نام ببرید. در ادامه عکس ها و مستندات را بیاورید تا همه مطالب مرتبط با یک فعالیت در یک یا چند صفحه پشت سر هم باشد. سپس گزارش فعالیت بعدی را در صفحه بعد آغاز کنید.

۹- عکس یکی از مهم ترین مستندات برای ارزیابی داور است. تصویر پوستر برنامه، عکس های مربوط به مقدمات اجرایی فعالیت و عکس های حین فعالیت. عکس ها را حتما با زیرنویس و توضیح در گزارش بیاورید. توضیحات مناسب در زیر هر عکس بسیار کمک می کند. گزارش فعالیت بدون عکس همانند ادعای برگزاری برنامه بدون ارائه مستندات کافی است. عکس‌ها در کنار فعالیت باشد، نه در انتهای گزارش یا هر جای بی ربط دیگری.

۱۰- نیازی نیست برای یک فعالیت ده ها عکس مختلف را ضمیمه کنید. سعی کنید گزارش تان خسته کننده نباشد. چند عکس (حداکثر چهار یا پنج عکس) برای تشریح ابعاد یک فعالیت کفایت می کند. از تکنیک های تصویری برای چیدن چند عکس در کنار هم می توانید استفاده کنید.

 


۱۱- گزارش باید در عین مختصر بودن، جامع هم باشد. خودتان را جای داور و خواننده گزارش بگذارید. زواید گزارش را کم کنید و به اصل موضوع بپردازید.

۱۲- اگر انجمن شما در یک بخش مشخص وارد رقابت در عرصه ملی می شود، گزارش شما هم منحصر به همان بخش باشد. برای مثال گزارش فعالیت انجمن برای رقابت در حوزه آموزشی باید منحصر به فعالیت های آموزشی انجمن باشد. اکیدا از آوردن گزارش دیگر فعالیت‌های غیرمرتبط با حوزه رقابت اجتناب ورزید.

۱۳- بخش های مختلف گزارش تان بخوبی از همدیگر قابل تمایز باشد. مثلا اگر انجمنی در حوزه انجمن برگزیده گزارش فرستاده است، حتما در گزارش خود فعالیت های هر بخش را در کنار هم بچیند. ترتیب پیشنهادی این است: معرفی انجمن علمی و سوابق آن؛ فعالیت های آموزشی؛ فعالیت های ترویجی؛ مسابقات علمی؛ نشریه؛ کتاب؛ اختراع و فعالیت ها در حوزه کارآفرینی

۱۴- فعالیت های یک حوزه را به ترتیب تاریخ اجرا در گزارش بیاورید. پایان گزارش هر فعالیت و آغاز گزارش فعالیت بعدی به خوبی واضح و قابل تشخیص باشد.

۱۵- زبان و بیان گزارش رسمی باشد. عکس ها و ضمایم بصورت کتابی در کنار هم چیده شود و از چرخاندن بی مورد عکس ها اجتناب کنید.

۱۶- اگر برنامه شما در خبرگزاری ها انعکاس یافته است حتما به این موضوع اشاره کنید و لینک یا توضیحات مناسب را بیاورید.

۱۷- تمامی توصیه های فوق برای جایزه انجمن علمی فعال (در حوزه های هشت گانه) است. توجه به عنوان این بخش داشته باشید. هدف انتخاب انجمنی است که تمام وقت و انرژی خود را در یک سال مصروف یک حوزه مشخص کرده باشد. برای مثال انجمن علمی فعال در برگزاری مسابقه علمی یعنی انجمنی که مهم ترین فعالیت هایش برگزاری چندین مسابقه علمی بوده و حال نیز گزارش مسابقات خود را به جشنواره ملی ارائه می نماید؛ یا انجمن علمی فعال در حوزه نشریه یعنی انجمنی که بیشترین وقت و انرژی خود را در یک سال برای انتشار نشریه گذاشته و چندین شماره نشریه را به چاپ رسانده است. به همین ترتیب در بخش های دیگر. ملاک تنها و تنها انجام فعالیت در بازه اردیبهشت 94 تا اردیبهشت 95 است.

۱۸- خودتان را بجای داور و خواننده گزارش بگذارید تا قضاوت بهتری در مورد گزارش تان داشته باشید. گزارش را در اختیار دیگران بگذارید تا کامنت ها و نقاط ضعف و قوت آن را برای شما تشریح کنند.